Accord de sous-traitance de données personnelles (Gardien)

Version du 2 novembre 2026.

Entre :

le client professionnel désigné sur le devis, l’ordre de réparation, le bon d’intervention ou le contrat d’abonnement qui renvoie au présent accord, ci-après « le responsable du traitement » ;

et :

TECHNOTREMENT, SARL à associé unique au capital de 1 000 €, RCS Manosque 938 785 003, dont le siège est Espace Beau de Rochas, ZI Saint-Christophe, 04000 Digne-les-Bains, et l’atelier 21 rue de l’Artisanat, ZA des Arches, 04000 Digne-les-Bains, représentée par M. Arnaud Mantécon, en qualité de gérant, ci-après « le sous-traitant ».

1. Objet

Le présent accord fixe les conditions dans lesquelles le sous-traitant traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement, conformément à l’article 28 du règlement (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (RGPD).

Il s’applique à toutes les prestations, ponctuelles ou récurrentes, que le responsable du traitement commande au sous-traitant par devis, ordre de réparation, bon d’intervention, contrat d’abonnement ou demande écrite, et que le sous-traitant réalise avec Gardien, son logiciel de diagnostic et de supervision installé sur les postes. En matière de données personnelles, il prime sur toute clause contraire de ces documents et des conditions générales de vente.

2. Description du traitement

Les prestations, les opérations, les finalités, les données et les personnes concernées sont décrites en annexe 1.

3. Durée

L’accord prend effet à sa signature ou, à défaut, à l’acceptation du document de commande qui y renvoie (conditions générales de vente, article 14). Il reste en vigueur tant que le sous-traitant fournit ces prestations au responsable du traitement ou détient de ses données.

4. Obligations du sous-traitant

1. Finalités. Le sous-traitant traite les données pour les seules finalités de l’annexe 1.
2. Instructions. Il les traite sur les instructions documentées du responsable du traitement : le devis, l’ordre de réparation, le bon d’intervention, le contrat d’abonnement ou une demande écrite, courriel compris. Si le droit de l’Union ou le droit français l’oblige à un autre traitement, il en informe le responsable du traitement avant d’y procéder, sauf si ce droit interdit cette information. Si une instruction lui paraît contraire au RGPD ou à une autre règle de protection des données, il en informe aussitôt le responsable du traitement. Il ne transfère aucune donnée hors de l’Espace économique européen, sauf vers les sous-traitants ultérieurs de l’annexe 3, dans les conditions qui y sont décrites.
3. Confidentialité. Il veille à la confidentialité des données traitées.
4. Personnes autorisées. À la date de cette version, seul le gérant du sous-traitant accède aux données. Toute autre personne qu’il autoriserait s’engage d’abord par écrit à respecter la confidentialité et reçoit la formation nécessaire à la protection des données.
5. Protection dès la conception et par défaut. Gardien ne collecte que les données de l’annexe 1.
6. Sous-traitants ultérieurs. Le responsable du traitement autorise le recours aux sous-traitants ultérieurs de l’annexe 3. Le sous-traitant l’informe par écrit de tout ajout ou remplacement, au moins 15 jours à l’avance ; le responsable du traitement peut s’y opposer dans ce délai. En cas d’opposition, le sous-traitant ne confie pas les données du responsable du traitement au nouveau sous-traitant ultérieur ; à défaut de solution, chaque partie peut mettre fin aux prestations concernées. Le sous-traitant impose par contrat à chaque sous-traitant ultérieur les mêmes obligations de protection des données que celles du présent accord, et reste pleinement responsable de leur respect.
7. Droits des personnes. Il aide le responsable du traitement à répondre aux demandes d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation, d’opposition et de portabilité. Il lui transmet, dans les 5 jours ouvrés, toute demande qu’il reçoit directement.
8. Violations de données. Il notifie au responsable du traitement toute violation de données personnelles dans les meilleurs délais, au plus tard 48 heures après en avoir pris connaissance, par courriel à l’adresse de l’article 7. La notification décrit la nature de la violation et ses conséquences probables, les catégories et le nombre approximatif de personnes et d’enregistrements concernés, ainsi que les mesures prises ou proposées. Les éléments encore inconnus sont transmis dès qu’ils sont connus. Si ce courriel ne peut être remis, il prévient le responsable du traitement par tout autre moyen. Il aide le responsable du traitement à notifier la violation à la CNIL et, s’il y a lieu, à la communiquer aux personnes concernées (articles 33 et 34 du RGPD).
9. Analyses d’impact. Il aide le responsable du traitement à réaliser une analyse d’impact et, le cas échéant, à consulter la CNIL.
10. Sécurité. Il applique les mesures de l’annexe 2.
11. Sort des données. À la fin des prestations, au choix écrit du responsable du traitement, le sous-traitant détruit les données ou les lui restitue, dans un délai d’un mois, puis détruit ses copies. Font exception le journal des interventions et leurs transcriptions chiffrées : sur instruction du responsable du traitement, le sous-traitant les conserve 5 ans après chaque intervention, comme preuve des interventions faites sur les postes du responsable du traitement, puis les détruit. Il ne les consulte qu’à la demande du responsable du traitement, ou pour la constatation, l’exercice ou la défense d’un droit en justice relatif à ces interventions ; pour ce dernier usage, il agit alors en responsable du traitement. Sur la même instruction, il conserve les éléments d’un poste retiré décrits à l’annexe 1 et les détruit 5 ans après le retrait. Une donnée effacée disparaît des copies de sauvegarde, chiffrées, en moins de 100 jours. Le sous-traitant atteste la destruction par écrit sur demande.
12. Délégué à la protection des données. Le sous-traitant n’a pas désigné de délégué. Contact : l’adresse de l’article 7.
13. Registre. Il tient le registre des activités de traitement effectuées pour le compte du responsable du traitement (article 30.2 du RGPD).
14. Documentation et audits. Il met à la disposition du responsable du traitement la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations. Il permet au responsable du traitement, ou à un auditeur tenu au secret que celui-ci mandate, de l’auditer une fois par an au plus, sur préavis écrit de 30 jours. Après une violation de données, ni cette fréquence ni ce préavis ne s’appliquent. Chaque partie supporte ses propres frais.

5. Obligations du responsable du traitement

Le responsable du traitement :

1. documente par écrit ses instructions ;
2. veille, avant et pendant le traitement, au respect du RGPD par le sous-traitant ;
3. informe ses salariés avant la première installation de Gardien : aucune information les concernant personnellement ne peut être collectée par un dispositif qui n’a pas été porté préalablement à leur connaissance (article L. 1222-4 du code du travail) ;
4. informe de même les autres utilisateurs des postes et, s’il y est tenu, consulte le comité social et économique (article L. 2312-38 du code du travail) ;
5. signale au sous-traitant les postes à exclure des prestations ; le relevé de l’annexe 1 est le même pour chaque poste suivi.

6. Droit applicable

L’accord est régi par le droit français. Les litiges sont réglés selon les conditions générales de vente du sous-traitant.

7. Notifications

Les notifications prévues par le présent accord sont adressées par courriel :

• au responsable du traitement : l’adresse électronique indiquée sur le dernier document de commande qu’il a accepté ; une adresse qu’il communique ensuite par écrit remplace la précédente ;
• au sous-traitant : hey [at] technotrement.com.

8. Version publiée

Cette version est celle que le responsable du traitement accepte avec son document de commande (conditions générales de vente, article 14). Une nouvelle version s’applique 15 jours après sa notification au responsable du traitement, qui peut s’y opposer dans ce délai ; en cas d’opposition, la version précédente reste applicable et, à défaut de solution, chaque partie peut mettre fin aux prestations concernées. Un accord signé avec le responsable du traitement prime sur la version publiée ; un exemplaire à signer et cette version en PDF sont remis sur demande.

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Annexe 1 : description du traitement

Prestations. Diagnostic, maintenance et supervision, avec Gardien, des postes du responsable du traitement, sur place ou à distance.

Opérations. Collecte, conservation, consultation et effacement de l’inventaire des postes ; commandes passées à distance ; copie de fichiers depuis le poste, dépôt sur le poste, renommage et suppression ; tenue du journal des interventions.

Finalités. Diagnostiquer les pannes ; maintenir et sécuriser les postes (mises à jour, antivirus, état des disques) ; intervenir à la demande du responsable du traitement ; garder la preuve des interventions. Le contrôle de l’activité des salariés en est exclu.

Personnes concernées. Les salariés et les autres utilisateurs des postes.

Données.

• Le poste : nom, numéro de série, marque et modèle ; matériel, écrans et imprimantes ; date d’installation du système, heure du dernier démarrage, fuseau horaire et langue ; état du système, des disques, des mises à jour, de l’antivirus et du pare-feu ; noms des volumes ; adresses réseau (IP, MAC, passerelles et serveurs DNS) et nom du domaine ; heures auxquelles le poste se connecte au serveur ou cesse de répondre.
• Les comptes locaux et les membres du groupe Administrateurs : nom du compte, état, mot de passe sans expiration, dernière connexion au jour près.
• Les logiciels installés, y compris ceux d’un seul utilisateur, avec le nom de son dossier de profil ou, à défaut, son identifiant Windows ; les programmes lancés au démarrage, avec leur chemin.
• La messagerie Outlook : chemin et taille des fichiers de données (leur nom reprend souvent l’adresse électronique) ; compléments ; nombre d’arrêts anormaux et module en cause.
• Pendant une intervention à distance : les comptes connectés au poste ; pour le terminal, les commandes saisies par le sous-traitant et les réponses du poste ; pour les fichiers, les dossiers parcourus, les noms, tailles et empreintes des fichiers copiés, déposés, renommés ou supprimés, et les fichiers eux-mêmes quand le responsable du traitement en demande la copie.
• Sur le serveur, dans ses journaux techniques : les adresses IP depuis lesquelles les postes et le sous-traitant s’y connectent.

Le relevé automatique ne comprend ni le contenu des fichiers ou des messages, ni l’historique de navigation, ni le nom du réseau Wi-Fi. Gardien n’enregistre ni ce qui s’affiche à l’écran de l’utilisateur ni ce qu’il tape au clavier.

Lieux. Serveur hébergé par Infomaniak en Suisse ; copies de sauvegarde chiffrées sur ce serveur et sur un serveur de TECHNOTREMENT à son atelier de Digne-les-Bains ; fichiers copiés à la demande dans un dossier de l’ordinateur du sous-traitant exclu de sa sauvegarde, effacés à la fin de l’intervention.

Durées de conservation.

• Inventaire : les 30 derniers relevés de chaque poste, tant qu’il est suivi ; l’historique des changements, 180 jours au plus.
• Poste retiré : son inventaire, son historique et son message d’enrôlement sont effacés automatiquement un mois après le retrait. Restent, sans nom ni numéro de série : sa clé publique, le client et le lot d’enrôlement auxquels il appartenait, l’indication que sa clé était gardée ou non dans une puce de sécurité, l’indication d’une validation provisoire ou non, le numéro et l’empreinte du dernier message signé reçu de lui, les dates de son enrôlement, de sa validation, de son retrait et de la confirmation de ce retrait, ainsi que l’énoncé signé de cette validation et l’ordre de retrait signé. Ces éléments permettent que le poste se retire de nouveau s’il se reconnecte et gardent la preuve de son enrôlement, de sa validation et de son retrait ; ils sont effacés 5 ans après le retrait (article 4.11). Le journal des interventions, qui peut nommer le poste et le compte utilisé, suit sa propre durée.
• Journal des interventions et transcriptions chiffrées : 5 ans après l’intervention (article 4.11).
• Journaux techniques du serveur : 30 jours ; chaque sauvegarde emporte ceux de la veille, effacés avec elle.
• Copies de sauvegarde : 7 jours sur le serveur, puis 90 jours d’instantanés à l’atelier ; une donnée effacée disparaît de toutes les copies en moins de 100 jours.
• Fin des prestations : article 4.11.

Annexe 2 : mesures de sécurité

• Les échanges entre les postes et le serveur sont chiffrés (TLS 1.3). Ils sont authentifiés dans les deux sens, sauf pour un poste non encore validé : il se présente alors avec un jeton d’installation à durée et usage limités et signe ses messages. Chaque poste ne reconnaît que le serveur dont l’empreinte est inscrite dans le logiciel.
• La clé qui identifie chaque poste est créée dans sa puce de sécurité (TPM), d’où elle ne sort pas ; à défaut de puce utilisable, elle est protégée par Windows et le poste est signalé.
• Gardien n’ouvre aucun port sur le poste : c’est lui qui se connecte au serveur.
• Une session à distance n’a lieu qu’avec une autorisation que le sous-traitant signe avec sa clé de sécurité matérielle (YubiKey) et que le poste vérifie lui-même. Le serveur ne peut ni ouvrir une session ni envoyer une commande.
• Pendant une session, les échanges sont chiffrés de bout en bout entre le sous-traitant et le poste : le serveur les transmet sans pouvoir les lire.
• Une session à distance dure 15 minutes au plus et se ferme après 5 minutes sans saisie du sous-traitant. Quand un utilisateur est connecté, le bandeau « TECHNOTREMENT intervient sur ce poste » reste affiché sur son écran pendant toute la session ; si le bandeau ne peut pas s’afficher, la session n’a pas lieu.
• Chaque session est transcrite et chiffrée sur le poste avant d’être envoyée au serveur ; la transcription s’arrête vers 600 kilo-octets et signale la coupure. La clé de déchiffrement n’est pas sur le serveur. Le journal des interventions est signé et chaîné.
• Les mises à jour de Gardien et le retrait d’un poste validé sont signés par le sous-traitant et vérifiés par le poste. Le retrait supprime le service, la clé de la puce et les dossiers de Gardien.
• La console d’administration n’est joignable que par un tunnel chiffré (WireGuard) et exige une clé de sécurité matérielle ; sa session se ferme après 30 minutes sans activité. Seul le gérant du sous-traitant y a accès.
• Sur le serveur, les bases de données ne sont lisibles que par le compte du service Gardien, et le pare-feu interdit aux services qui traitent les données toute connexion sortante.
• Les données sont sauvegardées chaque nuit, chiffrées ; la clé de déchiffrement n’est pas sur le serveur.

Annexe 3 : sous-traitants ultérieurs