Imprimante réseau en entreprise : 8 étapes pour configurer un copieur partagé sans galérer (Digne / 04)

Imprimante USB partagée ou imprimante réseau : quelle différence ?

Une imprimante branchée en USB sur un PC et "partagée" via Windows, c'est une solution de fortune. Elle exige que le PC hôte soit allumé pour que les autres puissent imprimer. Si ce poste redémarre, les travaux d'impression en attente partent à la poubelle.

Une imprimante ou un copieur connecté directement au réseau — via câble Ethernet ou Wi-Fi — est joignable depuis n'importe quel poste, 24h/24, sans dépendre d'un ordinateur intermédiaire. C'est la solution adaptée dès que vous avez deux employés ou plus.

Dans les TPE des Alpes-de-Haute-Provence que nous dépannons à l'atelier, c'est l'une des configurations les plus souvent mal faites : le copieur est bien sur le réseau, mais son adresse IP change à chaque redémarrage de la box, et ça casse tout.

Étape 1 — Vérifier ce dont vous disposez avant de commencer

Avant de toucher quoi que ce soit, faites le tour de votre matériel :

• Votre imprimante ou copieur a-t-il une prise RJ45 (Ethernet) ? Si oui, privilégiez le câble. C'est plus stable que le Wi-Fi et évite les déconnexions intempestives.
• Dispose-t-il d'un écran de contrôle ? La plupart des copieurs professionnels (Brother, Canon, Ricoh, Konica Minolta…) ont un menu réseau accessible directement depuis l'appareil.
• Avez-vous accès à la box ou au routeur ? Vous en aurez besoin pour réserver une adresse IP fixe.
• Avez-vous le CD ou le lien de téléchargement des pilotes ? Notez le modèle exact — vous en aurez besoin pour chaque poste.

Si votre réseau est instable ou mal structuré, commencez par là. Un article sur le choix entre réseau filaire et Wi-Fi en entreprise peut vous aider à décider comment câbler votre espace.

Étape 2 — Brancher le copieur au réseau

La méthode la plus fiable reste le câble Ethernet. Un câble Cat6 entre le copieur et votre switch ou votre box suffit dans la majorité des petites structures. Pas de risque d'interférence, pas de signal qui baisse, pas de reconnexion à gérer.

Si le câble est impossible (local trop grand, copieur posé loin de l'armoire réseau), le Wi-Fi est acceptable — à condition que le signal soit bon à l'endroit où se trouve l'appareil. Évitez de le placer derrière une cloison épaisse ou à l'autre bout d'un couloir de 20 mètres.

Pour configurer le Wi-Fi, accédez au menu réseau de l'imprimante (souvent sous "Réseau" ou "LAN sans fil"), sélectionnez votre SSID et entrez la clé Wi-Fi. L'appareil doit alors obtenir une adresse IP de votre box.

Étape 3 — Trouver l'adresse IP attribuée à l'imprimante

Une fois connectée au réseau, l'imprimante reçoit une adresse IP automatique (DHCP). Pour la trouver :

• Sur l'écran de l'appareil : menu Réseau > État réseau ou Informations réseau
• Via l'impression d'une page de configuration réseau (souvent accessible depuis le panneau de contrôle)
• Depuis votre box : dans la liste des appareils connectés (192.168.1.1 ou 192.168.0.1 selon votre opérateur)

Notez cette adresse. Elle ressemble à 192.168.1.45. Vous en aurez besoin pour les étapes suivantes.

Étape 4 — Attribuer une adresse IP fixe (l'étape que tout le monde rate)

C'est ici que la plupart des configurations foirent. Par défaut, votre box attribue les adresses IP dynamiquement : à chaque redémarrage du copieur ou de la box, l'adresse peut changer. Résultat : l'imprimante n'est plus trouvée par les postes.

Deux solutions :

• Réservation DHCP dans votre box : vous associez l'adresse MAC de l'imprimante (un identifiant unique de la carte réseau) à une adresse IP fixe. La box lui donnera toujours la même. C'est la méthode propre.
• IP statique dans l'imprimante elle-même : vous saisissez manuellement l'adresse IP, le masque de sous-réseau et la passerelle dans le menu réseau de l'appareil. Efficace, mais attention à ne pas choisir une adresse déjà utilisée par un autre appareil.

Si vous choisissez une IP statique, prenez une adresse en dehors de la plage DHCP de votre box. Par exemple, si votre box distribue les adresses de 192.168.1.2 à 192.168.1.100, utilisez 192.168.1.200 pour votre copieur.

Étape 5 — Accéder à l'interface web du copieur

Presque tous les copieurs et imprimantes réseau professionnels disposent d'une interface web intégrée. Entrez simplement l'adresse IP dans votre navigateur (http://192.168.1.200) et vous accédez à un panneau d'administration complet.

De là, vous pouvez :

• Confirmer ou modifier les paramètres réseau
• Configurer la numérisation vers email ou vers dossier réseau
• Activer ou désactiver des protocoles (IPP, SMB, FTP…)
• Consulter les niveaux de toner et l'historique des travaux
• Modifier le mot de passe d'administration (à faire impérativement — voir plus bas)

Étape 6 — Installer le pilote sur chaque poste Windows

Une imprimante réseau doit être installée sur chaque PC qui doit l'utiliser. Voici la méthode fiable sous Windows 10 et 11 :

1. Ouvrir Paramètres > Bluetooth et appareils > Imprimantes et scanners
2. Cliquer sur Ajouter une imprimante ou un scanner
3. Si l'imprimante n'apparaît pas automatiquement : cliquer sur L'imprimante que je veux n'est pas répertoriée
4. Choisir Ajouter une imprimante à l'aide d'une adresse TCP/IP ou d'un nom d'hôte
5. Entrer l'adresse IP fixe de votre copieur
6. Laisser Windows détecter le type d'appareil, puis installer le pilote (soit depuis Windows Update, soit depuis le CD ou le site du fabricant)

Si votre réseau est stable et que l'IP est bien fixe, cette installation ne doit jamais avoir à être refaite. Si l'imprimante disparaît régulièrement de la liste, c'est un symptôme d'adresse IP qui change — retournez à l'étape 4.

En cas de problème persistant avec un poste spécifique, notre article sur les imprimantes qui ne fonctionnent plus sous Windows liste les corrections rapides.

Étape 7 — Configurer la numérisation vers dossier ou email

Les copieurs professionnels font bien plus qu'imprimer. La numérisation réseau (scan-to-folder, scan-to-email) est l'une des fonctions les plus utiles — et les moins bien configurées.

Scan vers dossier partagé (SMB)

Le copieur dépose directement le document numérisé dans un dossier partagé sur votre réseau ou votre NAS. Pour que ça fonctionne :

• Créez un dossier partagé sur un PC ou un serveur NAS avec les droits d'écriture
• Créez un compte utilisateur dédié à l'imprimante (pas votre compte admin)
• Configurez les identifiants dans l'interface web du copieur
• Testez depuis le panneau du copieur avant de valider

Scan vers email (SMTP)

Le copieur envoie directement le PDF par email. Vous devrez renseigner les paramètres SMTP de votre messagerie (serveur, port, identifiants). Avec Microsoft 365 ou Google Workspace, utilisez un compte dédié ou une adresse fonctionnelle — pas votre adresse personnelle.

Étape 8 — Sécuriser l'imprimante réseau (ce qu'on oublie toujours)

Une imprimante réseau est un équipement informatique à part entière. Elle tourne sur un système d'exploitation, elle a un accès à votre réseau, et dans certains cas elle stocke des copies de vos documents.

Les risques réels :

• Mot de passe admin par défaut : 90 % des copieurs sortent d'usine avec "admin/admin" ou sans mot de passe. Changez-le immédiatement.
• Journaux d'impression : certains copieurs conservent en mémoire les derniers documents imprimés. Pensez à activer l'effacement automatique ou à vider régulièrement la mémoire.
• Protocoles inutiles actifs : désactivez FTP, Telnet ou tout protocole non utilisé dans l'interface web. Moins d'ouvertures = moins de risques.
• Firmware à jour : comme un PC, un copieur reçoit des mises à jour de sécurité. Vérifiez la version installée et comparez avec le site du fabricant.

Si votre réseau d'entreprise est segmenté (VLAN), placez l'imprimante dans un VLAN dédié aux périphériques — pas sur le même segment que vos serveurs ou vos données sensibles. Pour aller plus loin sur la sécurisation de votre parc, consultez notre page sur la cybersécurité pour les entreprises.

Les erreurs les plus fréquentes dans les TPE du 04

En intervenant chez des artisans, cabinets et PME à Digne-les-Bains et dans les Alpes-de-Haute-Provence, on retrouve systématiquement les mêmes erreurs :

• Pas d'IP fixe : l'imprimante change d'adresse et personne ne peut plus imprimer après un redémarrage de la box.
• Pilotes installés depuis Windows Update uniquement : les pilotes génériques de Windows sont souvent incomplets. Ils n'activent pas le scanner, ni le copieur recto-verso, ni le bac papier secondaire.
• Mot de passe admin non modifié : l'interface web du copieur est accessible par n'importe qui sur le réseau.
• Copieur sur le Wi-Fi alors qu'une prise Ethernet est à 2 mètres : inutile de se compliquer la vie.
• Scan-to-folder configuré avec le compte admin Windows : risqué et difficile à maintenir. Créez toujours un compte dédié avec des droits limités.

Si votre Wi-Fi est instable et que ça affecte vos impressions, lisez aussi notre article sur le Wi-Fi instable en entreprise.

Quand faire appel à un technicien ?

La configuration d'une imprimante réseau simple (câble + IP fixe + pilotes) est accessible avec un peu de méthode. En revanche, faites appel à un professionnel si :

• Vous avez plusieurs copieurs à déployer sur plusieurs sites ou plusieurs VLAN
• Vous devez configurer le scan-to-folder sur un NAS ou un serveur Active Directory
• Votre réseau est segmenté et vous ne savez pas dans quel VLAN placer l'appareil
• L'imprimante doit être accessible en télétravail via VPN
• Vous migrez d'un ancien copieur vers un nouveau et devez transférer les carnets d'adresses et les profils de numérisation

À l'atelier TECHNOTREMENT à Digne-les-Bains, nous intervenons sur site pour configurer ou dépanner vos équipements d'impression réseau. Nous couvrons Digne et l'ensemble du 04 : Sisteron, Manosque, Barcelonnette, Forcalquier.

FAQ — Imprimante et copieur réseau en entreprise

Mon imprimante était visible hier et n'apparaît plus ce matin — pourquoi ?

Dans 80 % des cas, c'est un changement d'adresse IP. La box a redémarré pendant la nuit (mise à jour automatique, coupure de courant) et a redistribué les adresses. L'imprimante a reçu une nouvelle IP, mais les postes cherchent toujours l'ancienne. Solution : attribuez une IP fixe à votre copieur (étape 4 ci-dessus). En attendant, vous pouvez retrouver la nouvelle IP depuis le menu de l'appareil ou la liste des équipements connectés dans votre box.

Faut-il installer les pilotes sur chaque poste ou peut-on centraliser ?

Dans un environnement Active Directory (serveur Windows Server), vous pouvez déployer les pilotes et la file d'impression via un serveur d'impression (Print Server). Tous les postes récupèrent automatiquement le pilote sans intervention manuelle. C'est la solution idéale dès que vous avez 5 postes ou plus. Pour les petites structures sans serveur, l'installation poste par poste reste la méthode standard.

Peut-on imprimer depuis un smartphone ou une tablette ?

Oui. La plupart des copieurs récents supportent AirPrint (Apple) et Mopria (Android). Vérifiez que ces fonctions sont activées dans l'interface web du copieur, et que le smartphone est sur le même réseau Wi-Fi. Certains fabricants proposent aussi leur propre application (Brother iPrint, Canon PRINT, etc.).

Combien de temps prend la configuration complète d'un copieur réseau ?

Pour un copieur unique dans une structure de 3 à 5 postes : comptez 1h à 1h30 en incluant l'IP fixe, l'installation des pilotes sur tous les postes, le test de numérisation et la sécurisation de l'interface admin. Si vous ajoutez le scan-to-folder ou l'intégration au domaine Windows, prévoyez 2 à 3 heures selon la complexité de votre réseau.

Mon copieur loué est configuré par le prestataire — je dois quand même vérifier quelque chose ?

Oui. Même quand le loueur installe l'appareil, il ne connaît pas toujours votre réseau en détail. Vérifiez que l'IP est bien fixe, que le mot de passe admin a été changé (et que vous l'avez), et que le scan-to-folder fonctionne réellement depuis l'appareil. Ces trois points sont souvent laissés "pour plus tard" — et "plus tard" arrive rarement avant une panne.