Documentation informatique TPE : les 8 documents qui vous feront gagner des heures le jour d'une panne (Digne / 04)

Pourquoi la documentation informatique est le parent pauvre des TPE

En Alpes-de-Haute-Provence, comme partout en France, la très grande majorité des TPE n'ont aucune documentation informatique. Zéro. Tout est dans la tête du dirigeant, dans un coin de cahier ou dans les mails d'il y a trois ans.

Ce n'est pas un reproche : quand on gère une boutique, un cabinet ou un bureau de dix personnes, documenter son informatique ne semble jamais urgent. Jusqu'au jour où ça l'est.

Les situations où l'absence de documentation coûte cher :

• Un PC ou serveur tombe en panne un lundi matin. Le technicien arrive mais ne sait pas ce qu'il y a dessus, ni comment c'est configuré.
• Un salarié démissionne et part avec les identifiants du logiciel de comptabilité, de la messagerie ou du site web.
• Vous devez restaurer une sauvegarde mais vous ne savez plus quel logiciel la gère, ni où elle est stockée.
• Votre prestataire informatique change et son remplaçant repart de zéro.

Dans chacun de ces cas, une heure de documentation préparée à l'avance peut éviter une journée — voire plusieurs — de paralysie.

Document 1 : l'inventaire du parc informatique

C'est la base. L'inventaire du parc informatique, c'est la liste de tout ce que vous possédez, avec ses caractéristiques essentielles.

Ce que doit contenir chaque fiche machine

• Nom de la machine (ex : "PC-Accueil", "Portable-Julie")
• Marque et modèle exact (ex : Dell Latitude 5540)
• Numéro de série (au dos ou sous l'appareil)
• Date d'achat et fin de garantie
• Système d'exploitation et version (Windows 11 Pro, macOS Sequoia…)
• RAM et type de disque (SSD ou HDD, capacité)
• Utilisateur principal affecté
• Localisation physique dans vos locaux

Un tableur LibreOffice ou Excel suffit. Pas besoin d'un logiciel dédié pour débuter. Si vous avez cinq postes, c'est 30 minutes de travail une fois, puis 5 minutes à chaque nouveau matériel.

Conseil pratique : photographiez l'étiquette de numéro de série au dos de chaque machine avec votre smartphone. Rangez ces photos dans un dossier partagé.

Document 2 : la liste des logiciels et licences

Quel logiciel est installé sur quelle machine ? Avez-vous encore la clé de licence ? L'abonnement est-il annuel ou mensuel ?

Cette liste est indispensable le jour où vous devez réinstaller un poste, migrer vers un nouveau PC, ou justifier vos dépenses logicielles lors d'un audit.

Les informations à noter pour chaque logiciel

• Nom du logiciel et version
• Type de licence (achat définitif, abonnement, par poste, par utilisateur)
• Clé de licence ou numéro de commande
• Compte associé (adresse e-mail de l'achat)
• Date de renouvellement si abonnement
• Coût annuel

Incluez les logiciels métiers (comptabilité, devis-facturation, logiciel médical ou juridique), les suites bureautiques, les antivirus, et les outils de sauvegarde. N'oubliez pas les abonnements cloud : Microsoft 365, Adobe, Dropbox, etc.

Document 3 : la configuration réseau

Combien de fois ai-je vu un technicien passer 45 minutes à retrouver le mot de passe Wi-Fi d'un client, ou à comprendre comment le réseau est organisé dans des locaux ? Un schéma réseau de base évite tout ça.

Ce qu'il faut noter sur votre réseau

• Opérateur internet et référence du contrat
• Adresse IP de la box ou du routeur (souvent 192.168.1.1)
• Nom du réseau Wi-Fi (SSID) et mot de passe
• Nom du réseau Wi-Fi invité si vous en avez un
• Liste des appareils réseau : switch, NAS, imprimante réseau, avec leur adresse IP fixe si vous en avez attribué
• Liste des ports ouverts ou redirections NAT si vous en avez configuré

Un schéma dessiné à la main suffit. Le but n'est pas d'être beau, il est d'être lisible par quelqu'un qui débarque sans contexte.

Vous hésitez sur comment organiser votre réseau professionnel ? Notre article sur le réseau filaire vs Wi-Fi en entreprise vous donnera des bases solides.

Document 4 : les contacts prestataires et numéros d'urgence

Le jour d'une panne grave, vous n'avez pas envie de chercher le numéro de votre prestataire informatique, de votre hébergeur, de votre opérateur ou du support de votre logiciel de caisse.

Les contacts à centraliser

• Prestataire informatique habituel (nom, téléphone, e-mail, astreinte)
• Opérateur internet (numéro de contrat, numéro de support)
• Hébergeur du site web (nom de l'hébergeur, identifiant client)
• Éditeur du logiciel métier (support technique, contrat de maintenance)
• Fournisseur du matériel (pour les garanties)
• Prestataire de sauvegarde ou de cloud

À Digne-les-Bains, vous pouvez nous joindre au 06 50 81 05 81 du lundi au vendredi (14h–18h, sauf mercredi). Ce numéro mérite une place dans votre dossier.

Document 5 : le plan de sauvegarde

Beaucoup de TPE font des sauvegardes. Mais quand on leur demande : "Où est la sauvegarde ? Comment la restaurer ? Depuis quand n'a-t-elle pas été testée ?", la réponse est souvent floue.

Ce que votre plan de sauvegarde doit préciser

• Quoi est sauvegardé (quels dossiers, quelles bases de données)
• Où est stockée la sauvegarde (disque externe, NAS, cloud — quel service exactement)
• À quelle fréquence (quotidienne, hebdomadaire)
• Depuis combien de temps on peut remonter (7 jours, 30 jours)
• Qui est responsable de surveiller les sauvegardes
• Date du dernier test de restauration réel

Ce dernier point est crucial. Une sauvegarde non testée n'est pas une sauvegarde, c'est une illusion. Notre article sur comment tester ses sauvegardes vous explique comment procéder concrètement.

Document 6 : le registre des accès et mots de passe

C'est souvent le document le plus sensible — et le plus négligé. Ne stockez jamais vos mots de passe dans un fichier Word non protégé sur le bureau. Mais ne les gardez pas non plus uniquement dans votre tête.

La bonne méthode pour gérer les accès

Utilisez un gestionnaire de mots de passe professionnel comme Bitwarden (en version équipe). Vous centralisez tous les accès — site web, hébergeur, Microsoft 365, logiciel comptable, réseaux sociaux professionnels — avec un contrôle fin sur qui a accès à quoi.

Pour chaque accès, notez :

• Le service concerné
• L'identifiant (adresse e-mail ou nom d'utilisateur)
• Le mot de passe (dans le gestionnaire, pas en clair)
• L'authentification à deux facteurs activée ou non
• Qui doit avoir accès

En cas de départ d'un salarié, ce registre vous permet de révoquer les accès en 10 minutes plutôt qu'en trois jours de recherche. Lisez aussi notre guide sur l'offboarding informatique pour ne rien oublier le jour J.

Document 7 : les procédures de base pour vos salariés

Pas besoin d'un manuel de 50 pages. Quelques fiches A4 plastifiées ou partagées en ligne suffisent pour couvrir les pannes courantes que vos équipes peuvent gérer seules :

• Que faire si l'imprimante ne répond plus (redémarrer dans quel ordre, quel câble vérifier)
• Que faire si Internet est coupé (box à redémarrer, numéro à appeler)
• Comment accéder aux fichiers depuis chez soi (VPN, cloud partagé)
• À qui signaler une suspicion de virus ou de phishing (et ne surtout pas cliquer)

Ces procédures réduisent le nombre d'appels au technicien pour des problèmes qui ont une solution simple, et accélèrent la résolution quand c'est sérieux.

Document 8 : le résumé "panne critique" — une page, en cas d'urgence

Imaginez qu'un sinistre arrive un soir : incendie, ransomware, serveur mort. Vous devez pouvoir donner à n'importe qui — un technicien, un collaborateur, votre comptable — une seule feuille qui contient l'essentiel pour redémarrer l'activité.

Ce que contient cette feuille d'urgence

• Nom et numéro du prestataire informatique à appeler en premier
• Où se trouve la dernière sauvegarde et comment y accéder
• Quels postes ou services sont critiques (facturation, caisse, messagerie)
• Le RTO visé : dans combien d'heures maximum faut-il être opérationnel
• Quel cloud ou quel équipement de secours peut prendre le relais

Ce document fait partie de tout bon plan de reprise d'activité (PRA). Sans documentation, un PRA reste une intention. Avec elle, c'est un outil qui fonctionne.

Comment tenir ce dossier à jour sans y passer des heures

La documentation n'est utile que si elle est à jour. Voici trois règles simples pour éviter qu'elle ne devienne rapidement obsolète :

• Mettez-la à jour à chaque changement matériel ou logiciel : nouvel ordinateur, nouveau logiciel, changement de prestataire. Prenez 10 minutes dans la foulée.
• Désignez un responsable : dans une TPE, c'est souvent le dirigeant ou le salarié le plus à l'aise avec l'informatique. Une seule personne responsable vaut mieux que "tout le monde" (ce qui veut dire personne).
• Prévoyez une révision annuelle : chaque début d'année, passez 1h à vérifier que tout est encore exact. Combinez-la avec votre maintenance préventive annuelle.

Où stocker ce dossier de documentation

Deux règles absolues :

• Pas uniquement sur le poste principal. Si ce PC tombe en panne, vous n'avez plus accès à votre dossier de panne. Paradoxal.
• Pas en accès libre à tous les salariés. Les mots de passe et les accès sensibles ne doivent pas traîner sur le serveur partagé.

La solution : un dossier cloud chiffré (OneDrive ou Google Drive avec accès restreint), complété par une copie papier plastifiée dans un tiroir fermé à clé pour le "résumé urgence". Le prestataire informatique peut en avoir une copie sécurisée de son côté, dans le cadre d'un contrat de maintenance.

Ce que nous voyons à l'atelier : les cas concrets

À l'atelier TECHNOTREMENT à Digne-les-Bains, nous intervenons régulièrement chez des TPE du 04 pour des pannes ou des migrations. La différence entre un client qui repart le jour même et un client qui repart trois jours plus tard tient souvent à une chose : est-ce qu'il sait ce qu'il a et comment c'est configuré ?

Un client sans documentation nous donne un PC à réparer mais ne sait pas son mot de passe Windows, ni si ses données sont sauvegardées, ni quel logiciel de comptabilité tourne dessus. On perd du temps précieux à tout reconstituer — du temps qu'il paye.

À l'inverse, un client qui nous remet une fiche avec le numéro de série, le système, le logiciel métier et l'emplacement de la sauvegarde repart avec son problème réglé deux fois plus vite.

FAQ : vos questions sur la documentation informatique TPE

Est-ce qu'il faut un logiciel spécial pour gérer son inventaire informatique ?

Non. Pour une TPE de moins de 10 postes, un simple tableur (Excel ou LibreOffice Calc) suffit largement. Des logiciels comme GLPI existent pour les parcs plus importants, mais ils sont sur-dimensionnés pour la plupart des petites structures. Commencez simple, tenez-le à jour, c'est l'essentiel.

Combien de temps faut-il pour constituer ce dossier de zéro ?

Comptez une demi-journée pour une TPE de 5 postes, bien préparée. Une journée si vous devez aller chercher les numéros de série, les contrats et reconstituer les accès. C'est un investissement unique qui vous en économisera dix à la première panne sérieuse.

Mon prestataire informatique ne peut pas le faire à ma place ?

Il peut vous aider à constituer la partie technique (configuration réseau, liste des logiciels, schéma de sauvegarde). Mais la partie "accès et mots de passe" doit rester sous votre contrôle direct. Un bon prestataire vous accompagne sans tout détenir — c'est une question de sécurité et d'indépendance pour vous.

Que faire si je change de prestataire informatique — est-ce qu'il peut garder mon dossier ?

Votre documentation doit toujours être en votre possession, pas uniquement chez le prestataire. En cas de changement, vous devez pouvoir remettre ce dossier au suivant sans dépendre de l'ancien. C'est aussi l'une des premières choses à vérifier lors d'un changement de prestataire informatique.